Brug Acrobat når du kommunikerer rettelser II

Når du nu har fået tilsendt en ny PDF af de rettelser du bad om at få foretaget: Hvordan tjekker du så mest effektivt at rettelserne rent faktisk er blevet foretaget? Fremfor at få i gang med at printe ud og fatte overstregningstuschen eller lægge de printede filer oven på hinanden på lysboret, hvorfor så ikke simpelthen sammenligne de to PDF dokumenter?
Lad os tage et eksempel. Her er en artikel fremstillet til formålet. En 1. udgave:



...og så en rettet udgave:



Sådan gør du:
Gå op i menulinien til Document> Compare Documents:


Derefter vælger du i pop-up menuen det gamle dokument og den nye rettede PDF. Du kan vælge om du kun vil gå efter tekstrettelser eller om der også skal tjekkes billeder. Er det et større dokument med flere sider, f.eks. en bog eller et katalog kan det også være en god íde at fastlægge hvordan du vil se resultatet. Vælg dine foretrukne specifikationer og tryk OK.




Nu går Acrobat så i gang med at fremstille en tredje PDF hvor de to oprindelige dokumenter sammenlignes. Vælger du at få resultatet sådan som jeg har valgt, dvs. først en rapport og derefter en visuel sammenligning med markedede felter, så vil resultatet svare til følgende:

Som du kan se ovenfor er der kun foretaget tekstrettelser. Hver rettelse er indrammet med stiplet violet streg.

Har du yderligere spørgsmål til processen eller har du flere detaljer at tilføje, så er du velkommen til her på bloggen at skrive din kommentar.

Send dit Word dokument som PDF

... og undgå at dine kunder (og måske også dine konkurrenter) får indblik i dit originale dokument. For et stykke tid tilbage, jeg tror det var sidste år, blev den danske regering afsløret i, at have redigeret temmelig meget og af flere omgange i et dokument til pressen. Tilmed kunne pressen se hvem der havde rettet og hvornår, endda cebtrale emner der blev taget væk og tilført. Selvfølgelig er det muligt i Word at slå denne funktion fra, således at Word ikke automatisk gemmer tidligere versioner, men rent sikkerhedsmæssigt er det alligevel det sikreste at anvende Adobe Acrobat Professional til at låse denne funktion. Gratis versionen, det vil sige Acrobat Reader, mener jeg ikke giver denne mulighed, nemlig at fremstille en PDF udfra dit Worddokument. Denne PDF kan du endda låse således at den kun kan læses og printes ud, men ikke lave ændringer eller stjæle dele af teksten. Se følgende screendump, hvor mulighederne for at fremstille PDF er angivet udfra Microsoft Word:


En anden fordel er, at du sikrer dig at dokument som forlader virksomheden elektronisk ser nøjagtig ud som på den computer hvor den blev fremstillet. Ellers skal du være sikker på, at hvis du sender et worddokument, at modtageren også har de skrifter indstalleret som på virksomheden. I firmaet Graphos benytter jeg meget skriften Eurostile, men det er en skrift som ikke er indstalleret som standard på de fleste modtagers computersystemer. Word vil derfor per definition anvende en skrift som er indstalleret, for eksempel Arial eller Times New Roman. - Men virker det professionelt på modtageren? For mig at se er der meget få steder hvor vi bør anvende disse standardskrifttyper i professionelle sammenhænge. Det skulle da være i brødtekster i HTML på virksomhedens hjemmeside. Alle andre steder hvor vi anvender standardskrifter, da underbygges virksomhedens identitet som regel ikke, men vil opfattes som en sløset omgang med den skriftlige og visuelle kommunikation.

Er det på grund af ligegyldighed? Nej vel.
De gange hvor jeg er stødt på fænomenet hos kunder og forretningsforbindelser eller i virksomhedsregi generelt, så bygger det som regel mere på manglende bevidsthed om de signaler der sendes ud når der skal kommunikeres med omverdenen. Signalet jeg ønsker at sende er derfor ret klar:

Stram op på virksomhedens profil og få en øget bevidsthed blandt medarbejderne lige fra direktøren over sekretæren til sælgerne om signalerne der udsendes. Få mere at vide om strømligningen af din virksomhed på min nye blog Tips til markedsføring.

Brug Acrobat når du kommunikerer rettelser

Som selvstændig grafiker bosiddende i det sydlige Spanien kan afstanden til kunderne i Danmark til tider synes store. Hvordan overstiger man for eksempel hurdlen når der skal foretages rettelser i et layout?

Et eksempel kunne være brochuren hvor modelbilledet skal sælge den nye kollektion af skjorter. Der er travlhed og ingen mulighed for at foretage de sidste rettelser ansigt til ansigt, så beskeden i telefonen lyder: Kan du ikke lige glatte skjorten ud lige på det område dér? Tilbage sidder jeg som et stort spørgsmålstegn for jeg kan jo ikke se hvad kunden peger på.

Eller lad os tage eksemplet med tabellen jeg hurtigt har udarbejdet til formålet:


Der er en rettelse til tabellen: Den grå farve skal gøres lidt lysere. Hvilket grå farve, denne? eller denne? Undgå misforståelser og tag samtalen med udgangspunkt i en PDF fil med kommentarer.

Lad os sige at tabellen er blevet udvekslet mellem parterne som et billede, som vist i ovenstående eksempel.

Filen skal konverteres til PDF for at kunne bruges i Acrobat 7 Professional. Det kan du gøre ved at vælge "Create PDF" i File menuen i Acrobat (shortcut Ctrl+N til pc eller shortcut Æble+N).

Alternativt kan du tage et screendump med shortcut SHIFT+Print Scrn (PC) eller Æble+SHIFT+3 (mac). I Acrobat 7 Professional skal du så istedet vælge Create PDF > From Clipboard Image. Se nedenstående:


Derefter vælger du notesblokken i Acrobat for at indsætte en note præcis dér hvor du ønsker rettelsen fortaget. Vælg fra menuen Comments og det første punkt Add Note.


Metoden er ikke som sagt kun god af praktiske årsager eller når tiden er knap, men er på samme tid et god sikkerhed for, at layoutrettelsen der blev bedt om rent faktisk bliver foretaget. Når rettelsen er foretaget, så klikkes noten af med et V.

I ovenstående kan det måske virke som det er lidt meget at gøre ud af nogle få rettelser, men så tænk på hvis det drejer sig om et projekt på 72 sider? Jeg kan love dig for at der er mange grafikere som med gru tænker tilbage på Post It sedler som er faldet af layoutet. Hvilken side var sedlen på? Og hvor på siden?

Som sidste nyt kan jeg fortælle at Acrobat 8 ser ud til at være på trapperne. I den nye version bliver dette område med udveksling af rettelser taget et skridt videre. Der går rygter om indarbejdelse af webcam og onlinerettelser, således at du som kunde kan se rettelserne blive foretaget on the fly. Det er et område du kan forvente at se meget mere til.

Photoshop: Outer Glow

Om hvordan du bruger Photoshop filteret Outer Glow (eller på dansk: Udvendig Glød).

Funktionen er nem at lægge på et eksisterende photoshoplag ved brug af Layer Style og er som standard sat op til at give et udvendigt glød på på et objekt eller tekstflade. Skriver du for eksempel med en mørk farve på en mørk baggrund, så kan du forbedre læseligheden væsentligt hvis du bruger funktionen Outer Glow.

Men hvad så hvis det modsatte er tilfællet? At du vil skrive med en lys tekst på en lys baggrund? Ja, du kan bruge den samme funktion. Men du skal ændre måden den fungerer på. Las os tage et illustativt eksempel:

Vi skriver teksten i hvid:

Teksten er svært læselig. Se bl.a. overgangen ved kanten af poolen samt overgang mellem UDLEJES og himmelen. Hvad vi ikke kan se her er, at det øverste linie slet ikke er synlig. Derfor en hurtig gang filter med Outer Glow og vi kan nu læse det hele langt mere klart:


Tricket består i at ændre Blending Mode fra Screen og farven fra den standard lysegule (som gør gløden lys) til Multiply og en mørk nuance.

Photoshop: Farvning af sort hvid tekst og streg

Det kan hurtigt blive et større arbejde at farvelægge en scanning af sort hvid tekst eller stregtegning hvis man ikke bruger de rigtige teknikker. Det er slet ikke nødvendigt at bevæge sig ud i at bruge magic wand (tryllestaven) eller andre krumspring for at indkredse sort. Problemet er at sort ikke kan karakteriseres som en farve.

Anvendelse af lagteknik kan vise sig at være langt den hurtigste og på samme tid den mest optimale løsning. Lad os prøve med dette eksempel med et udsnit af et nodehæfte:


Start med at vælge den farve som du ønsker skal erstatte den sorte. Lav et nyt lag med shift+Ctrl+N (PC) eller shift+Command+N (mac) og fyld laget ud med din valgte farve (kan gøres med Alt + Backspace (PC) eller Command + Backspace (mac).


Derefter skal du ændre farvelagets tilstand fra Normal til Color. Hold Alt tasten (PC) eller Command (mac) nede og klik nu mellem de to lag for at ændre farvelagets til en maske for nodelaget. Vi kan ligeledes opnå effekten ved at vælge Create Clipping Mask fra menuen.


De steder hvor de indscannede noder ligger i 100% sort har vi stadig et problem, der igen bunder i det grundlæggende problem, at sort ikke en farve. Problemet løser vi ved at lægge et justeringslag ind over node laget, men før farvelaget.


I levels justerer vi Output indtil det sorte skær er borte. Det gør vi primært fordi den blå farve jeg valgte som farvelag indeholder en del sort. Om vi er nødt til at inkludere justeringslaget som jeg har gjort i dette eksempel er dog også afhængig af hvilken farve vi vælger at farvelægge med. Hvis den valgte farve er postkasserød, så kan vi helt undlade justeringslaget.


Og resultatet bliver en yderst smertefri farvelægning:

Brug Photoshops lag og lagkombinationer i InDesign

Nok en af de væsentligste årsager til at benytte photoshopfiler i rentegningen er muligheden for at gøre brug af de enkelte lag og lagkombinationer. I dit InDesigndokument kan du frit slå photoshoplagene fra og til.

Et godt eksempel er samlingen af shortcuts til Photoshop, som jeg tidligere har uploadet til bloggen. Til rentegningen har jeg kun brugt et eneste photoshopdokument, der så til gengæld har masser af lag. Her et udsnit af lagpaletten hertil:


For at gøre brug af alle disse lag i Photoshop er det nødvendigt med en del datadiciplin. F.eks. har jeg navngivet samtlige lag, så de er nemme at identificere, når de skal bruges til rentegningen i InDesign.

Placér din photoshopfil i InDesign med Ctrl + D (PC) eller æble + D (Mac) og vælg fra menuen Object>Object Layer Options eller via højreknappen på din mus (PC) / Ctrl + museklik (Mac) og vælg Object Layer Options fra rullemenuen:


I object layer menuen kan du slå Photoshop lagene til/fra eller bruge Layer Comb indstillingerne fra Photoshop. Med Layer Comb undgår du at huske på en bestemt kombination af lag for en given effekt. Photoshop husker det for dig!


Når du bruger Object Layer Options, så vær opmærksom på det sidste punkt i menuen. Hvis du i InDesign viser et bestemt lag / lagkombination og ønsker at bibeholde det ved opdatering, så afmærk "Keep Layer Visibilities Overrides". Ellers opdateres photoshopfilen med den kombination af lag der var synlige da du sidst gemte/lukkede den.

Tastekombinationer / shortcuts til Photoshop CS2

Bruger du megen tid på at vælge den enkelte funktion i menuen? Hvorfor så ikke speede hele processen op ved at lære dig selv nogle af de mest almindelige tastekombinationer.
Ud for den enkelte funktion i menuen fremgår også den standardtildelte tastekombination. Ligeledes vil tastekombinationen for det enkelte værktøj fremkomme automatisk såfremt du lader musen hvile over værktøjet et stykke tid.

Download samlingen af tastekombinationer / shortcuts her, eller hent den fra oversigten over PDF dokumenter i bloggens højre spalte.

Brug gemte lagkombinationer i Photoshop

Gem forskellige lagkombinationer (Layer Comps) i Photoshop for hurtigt og professionelt at kunne fremvise forskellige løsningsforslag frem til kunden. I følgende eksempel viser jeg 3 billeder der allesammen er udtryk for forskellige gemte lagkombinationer i samme Photoshopfil:



I følgende screendump vises hvorledes kombinationerne er gemt:
Brug denne metode for så vidt du selv fremviser løsningsforslagene ved skærmen.

Hvis du derimod ikke befinder dig sammen med kunden, så send ham løsningerne via webben. Brug et af de indbyggede scripts til at generere en hjemmeside, hvorfra kunden kan vælge det foretrukne uden at skulle vente på at posten eller buddet dukker op.

Vælg File>Scripts>Layer Comps to WPG


Vælg et af de predefinerede skabeloner og lav en mappe hvor hjemmesiden skal ligge. Kan du ikke huske navnet på den predefinerede skabelon du ønsker at bruge, så find navnet via File>Automate>Web Photo Gallery.
Når Photoshop har genereret hjemmesiden skal den blot lægges ud på nettet for derefter at sende linket til kunden:

• Kære kunde, her er mine forslag. Ring eller mail tilbage, tak.
  

Illustrator: Hurtig streg

Skal du bruge en stregtegning til illustration i din annonce, så kan en hurtig løsning være funktionen Live Trace i Illustrator. Vælg menuen Object>Live Trace>Tracing options.

I nedenstående eksempel har jeg konverteret et farvebillede med en model:

Funtionen hedder Live Trace, og det skal tages bogstaveligt. Du kan til enhver tid vende tilbage til menuen uden at skulle starte forfra. Når stregtegningen lavet med Live Trace blot er valgt, så kan du til enhver tid ændre indstillingerne via undermenuen.

Photoshop: Hurtig rettelse af hudtoner

Her præsenterer jeg en illustration til en ferieannonce.


Det vises ikke produkter der skal have sine bestemte farver, men hudtonerne på personerne er dog alt for røde og stærke. De er rent faktisk violette og magenta. - Farver der ikke ligefrem giver lyst til ferie. Er pigerne på billedet syge? Eller er de blevet skoldet af solen?


Opgaven til derfor være at tilpasse den magenta farve uden at påvirke de andre farver for meget.


Det gøres bedst med selektiv farvejustering. Klik ind via menuen Image>Adjustments>Selective Color eller lav et justeringslag som vist nedenfor:



Menuen ser ud som følgende. Læg mærke til de justeringer jeg foretager for at fjerne det magenta og blå stik:


Det er den magenta farve i billedet som er alt for dominerende. Derfor skal der trækkes magenta ud af billedet. Sådan som vist ovenfor. Resultatet er et meget mere indbydende feriebillede: