Send dit Word dokument som PDF

... og undgå at dine kunder (og måske også dine konkurrenter) får indblik i dit originale dokument. For et stykke tid tilbage, jeg tror det var sidste år, blev den danske regering afsløret i, at have redigeret temmelig meget og af flere omgange i et dokument til pressen. Tilmed kunne pressen se hvem der havde rettet og hvornår, endda cebtrale emner der blev taget væk og tilført. Selvfølgelig er det muligt i Word at slå denne funktion fra, således at Word ikke automatisk gemmer tidligere versioner, men rent sikkerhedsmæssigt er det alligevel det sikreste at anvende Adobe Acrobat Professional til at låse denne funktion. Gratis versionen, det vil sige Acrobat Reader, mener jeg ikke giver denne mulighed, nemlig at fremstille en PDF udfra dit Worddokument. Denne PDF kan du endda låse således at den kun kan læses og printes ud, men ikke lave ændringer eller stjæle dele af teksten. Se følgende screendump, hvor mulighederne for at fremstille PDF er angivet udfra Microsoft Word:


En anden fordel er, at du sikrer dig at dokument som forlader virksomheden elektronisk ser nøjagtig ud som på den computer hvor den blev fremstillet. Ellers skal du være sikker på, at hvis du sender et worddokument, at modtageren også har de skrifter indstalleret som på virksomheden. I firmaet Graphos benytter jeg meget skriften Eurostile, men det er en skrift som ikke er indstalleret som standard på de fleste modtagers computersystemer. Word vil derfor per definition anvende en skrift som er indstalleret, for eksempel Arial eller Times New Roman. - Men virker det professionelt på modtageren? For mig at se er der meget få steder hvor vi bør anvende disse standardskrifttyper i professionelle sammenhænge. Det skulle da være i brødtekster i HTML på virksomhedens hjemmeside. Alle andre steder hvor vi anvender standardskrifter, da underbygges virksomhedens identitet som regel ikke, men vil opfattes som en sløset omgang med den skriftlige og visuelle kommunikation.

Er det på grund af ligegyldighed? Nej vel.
De gange hvor jeg er stødt på fænomenet hos kunder og forretningsforbindelser eller i virksomhedsregi generelt, så bygger det som regel mere på manglende bevidsthed om de signaler der sendes ud når der skal kommunikeres med omverdenen. Signalet jeg ønsker at sende er derfor ret klar:

Stram op på virksomhedens profil og få en øget bevidsthed blandt medarbejderne lige fra direktøren over sekretæren til sælgerne om signalerne der udsendes. Få mere at vide om strømligningen af din virksomhed på min nye blog Tips til markedsføring.